Un sistema de gestión de visitantes puede ser un componente vital para una operación de seguridad. Para los negocios que contratan empresas de seguridad, un sistema de gestión de visitantes añade un nivel más de seguridad, organización y profesionalidad. Para la empresa de seguridad en sí misma, tener un sistema de gestión de visitantes en su caja de herramientas aumenta la posibilidad de ganar nuevos clientes.
Pero, con todos los sistemas de gestión de visitantes que existen en el Mercado, ¿cómo eliges el que mejor funciona para tu organización?
No es una pregunta fácil de responder, porque cada negocio es diferente, y las necesidades de seguridad asociadas son igual de distintas. La llave es determinar exactamente cuál es tu objetivo a conseguir con tu sistema de gestión de visitantes.
El scenario ideal es encontrar un sistema de gestión de visitantes suficientemente fuerte para manejar las necesidades de seguridad de muy diferentes tipos de negocios. La solución de GuardTek™ de Trackforce™ es exactamente ese tipo de sistema. Trackforce™ ha trabajado con un gran número de clientes, implementando un sistema de gestión de visitantes que ha mejorado mucho las operaciones de seguridad de las compañías. Aquí algunos ejemplos de los clientes con los que Trackforce™ ha trabajado, y cómo ha ayudado en el proceso de gestión de visitas:
- Una compañía de guardias de seguridad utiliza GuardTek™ m-Post para la gestión de visitas para mantener la seguridad en la renovación de un hotel. El sistema verifica las identidades de cada contratista, realiza el seguimiento de las idas y venidas y proporciona una forma de identificar qué salas se han utilizado a través de la tecnología NFC o GPS, ya que todas las habitaciones son idénticas.
- En una propiedad residencial en la costa este, GuardTek™ m-Post coordina, con la gestión de visitantes, la entrada de los residentes, empleados, contratistas y visitantes, mientras permiten a las instalaciones asegurar que los visitantes no autorizados no entran en la propiedad. Colaboran también con las autoridades locales, alertándolas de intentos de entrar de visitantes no autorizados.
- Un museo de arte contemporáneo utiliza la gestión de visitantes y gestión de bienes y llaves con un kiosko de autoregistro para el personal y proveedores habituales. Se registran a sí mismos, y los oficiales a cargo les entrgan los bienes para los que se han registrado y los pases de acceso de acuerdo con las instrucciones que aparezcan en GuardTek™.
¿Pero como sabes realmente si una solución de gestión de visitas es la correcta para ti? Aquí hay 5 preguntas que deberías hacerte cuando compras un sistema para gestionar visitantes.
- ¿Cuánto quieres alcanzar realmente con tu sistema de gestión de visitas?
Si simplemente estás buscando mantener un registro de quién ha visitado tu propiedad, entonces cualquier método anticuado de registro en papel te sirve. Los registros en papel presentan su propio conjunto de problemas sobre los cuales hablaremos un poco más abajo. Si de verdad quieres utilizar un sistema de gestión de visitas para mejorar la seguridad de tu lugar y prevenir problemas potenciales incluso antes de que aparezcan, un sistema como GuardTek™ podría ser exactamente lo que estás buscando.
Con GuardTek™, puedes rapidamente obtener información importante como firmas de visitantes, razones para visitar y también fotos de los visitantes. Los administradores pueden aumentar la productividad de las operaciones permitiendo al personal de seguridad más antiguo aprobar ciertos tipos de visitantes en el lugar.
Si tus instalaciones necesitan distintivos para los visitantes, pueden ser creadas de forma instantánea, complete con toda la información necesaria para acceder al lugar. Listas completas de propietarios o empleados son fáciles de crear. Quizás la característica más enfocada a seguridad de la función de gestión de visitantes de GuardTek™ es la habilidad de detectar y prevenir que individuos no autorizados entren en las instalaciones.
- ¿Cuántas de tus localizaciones requerirán un sistema de gestión de visitantes?
Si solo tienes una localización que gestionar, la mayoría de las funciones de gestión de visitantes pueden llevarse a cabo en el mismo lugar. Sin embargo, si tu organización tiene múltiples lugares que requieren de un sistema para gestionar visitantes, necesitarás un sistema que pueda gestionar todas las funciones de todos los sitios desde una base de datos centralizada.
Con la solución de GuardTek™, toda la información de los visitantes desde todas las localizaciones está disponible en tiempo real con tan solo un click. GuardTek™ permite a los administradores gestionar informes con la información de los visitantes como horas de asistencia, número de visitantes y visitas recurrentes en cada sitio. Esta información puede ser utilizada para maximizar la productividad y efectividad en cada una de las localizaciones de la compañía.
- ¿Tu empresa tiene muchos visitantes programados?
Si sabes quién visitará tus instalaciones con antelación, un robusto sistema para gestionar visitas como GuardTek™ te permitirá meter información de los visitantes en el sistema con anterioridad. Esto, en cambio, generará formularios y saludos personalizados. Tus guardias sabrán con antelación qué visitantes necesitan distintivos o pases y pueden tenerlos preparados. Gestionarás tus operaciones más facilmente y de forma más professional.
- ¿Cómo de importante es la tecnología para tus operaciones?
Si quieres sacar el máximo de tu sistema de gestión de visitas, deberías aprovechar los beneficios de una solución de alta tecnología. La solución de GuardTek™ de Trackforce™ tiene tecnología avanzada que dará a los usuarios acceso a información de los visitantes en un solo click. El beneficio más grande de la tecnología moderna para gestión de visitantes es la eliminación de los caóticos informes en papel.
¿Por qué es importante?
Los informess en papel se pueden perder facilmente, los registros escritos pueden ser dificiles de leer y la información puede ser alterada y falsificada. Los registros digitales previenen esto. Los sistemas digitales también previenen que la información caiga en las manos erróneas. Un sistema de gestión de visitas digital complete asegurará que los visitantes no olviden, o elijan no registrarse, logrando un 100% de registros precisos.
- ¿Cuánta visibilidad necesitas acerca de la información de visitantes?
Un moderno, technologicamente-avanzado sistema de gestión de visitantes hará más que proveer medios para registrar con precisión los visitantes de tu propiedad. Un sistema como GuardTek™ proveerá de acceso instantáneo a la información del visitante, asegurando la máxima seguridad y contabilidad. Las listas de visitantes pueden imprimirse de forma instantánea y/o exportadas y de esta manera las emergencias y evacuaciones transcurrirán sin problemas.
Los administradores pueden utilizar datos históricos para la planificación de necesidades futuras. Pueden añadir recursos y requisitos personalizados a todas sus localizaciones para asegurar el máximo valor y seguridad.
Echa un buen vistazo a lo que tu organización necesita en un sistema de gestión de visitantes. Seguramente encontrarás que un sistema moderno con funciones de avanzada tecnología es la mejor forma de hacerlo. Contacta Trackforce™ hoy para ver cómo pueden mejorar tus operaciones de seguridad con un sólido sistema de gestión de visitantes.
