Calculer son retour sur investissement est une partie intégrante du monde des affaires. Les grandes sociétés ont des employés consacrés à temps plein à la justification des dépenses et du budget. Les résultats de cette recherche aident à déterminer la stratégie de développement de l’entreprise. De manière générale, une société cherchera soit à investir davantage de moyens ou capitaux pour développer son chiffre d’affaires, soit à réaliser des économies et coupes budgétaires pour améliorer la rentabilité de ses activités. C’est par ailleurs cette dernière option qui est souvent relayée dans les médias lors de délocalisations, fermetures d’usines ou plans de licenciements. Bien que malheureuses, ces méthodes sont parfois obligatoires pour assurer la survie d’une entreprise.
Il n’existe pas de solutions-miracles pour éviter les coupes salariales et budgétaires, mais il est important de suivre avec précision les différentes dépenses d’une entreprise pour assurer sa pérennité. Le service Sécurité est régulièrement scruté à la loupe lors des réunions budgétaires. Il est important qu’il fournisse des chiffres et comptes-rendus précis à la direction pour justifier le budget et la main d’œuvre du département. Pour ce faire, le service sécurité doit recueillir et analyser les informations collectées lors des opérations pour ensuite les traduire en valeurs chiffrées.
La suite GuardTek de Trackforce facilite la justification du budget des services de sécurité au sein des entreprises et plus de 1 200 sociétés dans le monde utilisent déjà cette solution. Ce qui suit n’est qu’une illustration de la façon dont une entreprise peut facilement justifier son budget sécurité avec le logiciel GuardTek.
Downtown Dallas, Inc (DDI) est un organisme privé à but non lucratif qui représente et défend les intérêts des entreprises et habitants du centre-ville de Dallas au sein de l’agglomération et qui participe au dynamisme du quartier. La DDI travaille à l’amélioration de la qualité de vie des travailleurs, des visiteurs et des résidents du centre-ville en s'assurant que le quartier reste l'un des plus sûrs de la ville.
Le centre-ville de Dallas, n’utilisait aucune technologie mobile pour les équipes de sûreté et sécurité. Il y avait un fort besoin concernant le contrôle des rondes et les rapports d’incidents ou de maintenance qui devait être solutionné.
La DDI avait examiné d'autres solutions "contrôleur de ronde pour agents de sécurité" mais les options trouvées étaient coûteuses et peu personnalisables. La suite GuardTek répondait parfaiement aux besoins spécifiques de la DDI. « Simple et facile à utiliser, nous avons pu former rapidement nos équipes. Certains logiciels nécessitent des semaines de mise en route, avec Trackforce, c’était l’histoire de quelques jours seulement. Le paramétrage quant à lui a été complété en quelques heures. » précise Martin Cramer - Vice-Président de la sécurité publique du centre-ville de Dallas.
Grace à la solution mobile de GuardTek, les activités quotidiennes des agents de sécurité ont été optimisées et permettent combattre efficacement la petite délinquance. La DDI utilise les outils Trackforce pour compléter le travail des forces de l’ordre de la ville de Dallas pour qu’elles puissent se concentrer sur des crimes plus graves.
Une étroite relation entre les acteurs du centre-ville et les propriétaires améliore la qualité de vie. Trackforce nous permet de suivre et d’archiver avec précision chaque interaction entre nos équipes de sécurité et les entreprises locales.
Nous utilisons la théorie de la fenêtre brisée, en répondant rapidement aux actes de petites délinquances, nous parvenons à réduire le taux de criminalité » affirme Martin Cramer.
L’une des valeurs ajoutées de la solution Trackforce fut la facilité avec laquelle la DDI a calculé son retour sur investissement. La DDI profite également des rapports robustes de GuardTek et génère des rapports trimestriels pour justifier les budgets et l’allocation des ressources. Martin Cramer continue en ajoutant : "Nous fournissons un rapport à la ville qui documente la façon dont notre équipe rend un service plus que nécessaire aux habitants de Dallas".
Non seulement les rapports générés par GuardTek aident à justifier le budget du service sécurité, ils fournissent aussi des données précises pour permettre la préparation des futurs budgets. « Il ne s'agit pas seulement de collecter le plus de données possibles, c'est ce que vous faites avec les données qui importe. Je l'utilise pour définir une stratégie sur le long terme, pour justifier les dépenses en équipement et en main d’œuvre et pour prendre les mesures qui s’imposent" témoigne Mr. Cramer.
Retrouvez l’intégralité de l’étude de cas Downtown Dallas, Inc (DDI) ici
La solution GuardTek de Trackforce récolte en temps réel les informations du journal d’événements et de la main courante mobile des agents de sécurité. Ce sont les rapports générés avec ces informations qui illustrent la valeur des opérations de sécurité auprès de la direction de l’entreprise. Des rapports peuvent être automatiquement générés quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement pour analyser les tendances et ajuster le budget si nécessaire. Ce niveau de compte-rendu participe au développement de la crédibilité et de la confiance auprès des équipes dirigeantes ou même des clients en leur donnant une vision globale du travail effectué sur le terrain.
Une autre entreprise a su tirer profit de cette fonctionnalité de GuardTek ; il s’agit de l’hôpital Hunterdon Healthcare. Cet hôpital-universitaire de 178 lits prend en charge jusque 8 600 patients chaque année. Au total, l’ensemble des établissements Hunterdon Healthcare traitent plus de 300 000 patients par an dont 33 000 urgences. Hunterdon Healthcare utilisait un système de gestion des opérations de sécurité qui ne permettait pas le suivi en temps réel des agents. Ils avaient besoin d'un outil plus performant pour les aider à légitimer le budget alloué au personnel de la sécurité. Hunterdon était également intéressé par la possibilité d'intégrer d’autres logiciels utilisés pour permettre la circulation des informations entre les services.
Christopher Hunt, directeur administratif de la sécurité et de la gestion des urgences chez Hunterdon Healthcare a déclaré « Nous devions indiquer les nombres de visiteurs, d’incidents et d’interventions que nous traitions puisque le service sécurité n'est pas un département générant des revenus dans l’industrie de la santé. Nous utilisions des mains courantes et journaux de bord manuscrits et nous utilisions un autre logiciel pour générer les rapports d'incident. Les rondes des agents de sécurité étaient également retranscrites sur papier, la précision était un problème majeur. Nous ne récoltions pas les bonnes informations pour justifier la main-d'œuvre que nous utilisions.»
Suite à l’installation de GuardTek, les mains courantes manuscrites appartiennent au passé chez Hunterdon Healthcare "En passant à Trackforce, nous nous sommes débarrassés de ces journaux de bord manuscrits, réduisant le coût de main d’œuvre d’environ 12 heures par semaine.” explique Christopher Hunt.
Retrouvez l’intégralité de l’étude de cas Hunterdon Healthcare ici
Les entreprises n'ont normalement pas envie d'investir des capitaux dans un projet sans savoir ce qu'elles obtiendront en retour. Les services sécurité qui utilisent journaux de bord manuscrits ou des contrôleurs de rondes obsolètes ont du mal à quantifier et à justifier leur travail et la main d’œuvre requise. La solution GuardTek de Trackforce et ses rapports automatisés et en temps réel donne aux administrateurs la possibilité de voir exactement comment leur budget est dépensé à un tout moment de la journée. Cette vision globale du service simplifie la planification du budget et la gestion des ressources. Ajoutez à ça la capacité de Trackforce à relier son logiciel à d’autres systèmes déjà présents, ceci permet au service sécurité de devenir l'un des départements les plus dynamiques d’une entreprise.
Si vous souhaitez découvrir les bénéfices que la solution GuardTek peut apporter à votre service sécurité, contactez l'équipe Trackforce pour discuter avec un expert et recevoir une démonstration en direct.
